Son varios los textos contenidos dentro de la Resolución 000013 de febrero de 2021 en los cuales se indica que el “documento soporte de nómina electrónica” también será exigible a quienes pretendan tomarse valores por IVA descontable en sus declaraciones de IVA.
Así, por ejemplo, en el numeral 10 del artículo 1 de dicha resolución se lee lo siguiente:
Artículo 1. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016, decreto único reglamentario en materia tributaria, el artículo 1 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
- Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
Además, en el artículo 4 de la misma resolución se lee:
Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique.
Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la ley y el reglamento, cuando aplique.
Valor de las dotaciones entregadas al trabajador debe incluirse en el documento soporte de nómina electrónica
Como puede verse, la norma estaría indicando que el documento soporte de nómina electrónica servirá para reportar y soportar todos los costos y gastos “derivados” de una relación laboral, lo cual involucraría los que sí se le realizan al trabajador y que sí le forman ingreso (como los salarios y prestaciones, por los cuales el empleador nunca registraría un valor por IVA descontable para incluir en sus declaraciones del IVA, pues los asalariados no generan este impuesto) e igualmente involucraría los que no le forman un ingreso al trabajador y que pueden o no incluir un valor IVA que se tomaría como descontable (caso por ejemplo del gasto por dotaciones compradas para los trabajadores).
Al respecto, tanto en el anexo que acompaña a la Resolución 00013 de febrero de 2021 como en el Concepto 106 de agosto de 2022 se indica que el valor de los gastos por dotaciones sí se debe incluir en el documento soporte de nómina electrónica.
En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.
Por tanto, se debe entender que actualmente, para que la Dian acepte la deducción fiscal de todos los gastos “derivados” de la relación laboral, pero que no le forman ingreso al trabajador (como es el caso de las dotaciones o las capacitaciones, etc.), se hará necesario que tales gastos también queden reportados en el documento soporte de nómina electrónica. Además, el IVA que se haya pagado sobre tales gastos también será aceptado como descontable en las declaraciones de IVA solo si el gasto quedó reportado en el documento soporte de nómina electrónica y si adicionalmente se cuenta con la respectiva factura del proveedor.