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Riesgos de no afiliar los trabajadores a seguridad social

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Un equivocado proceso de contratación puede representar altísimos costos para el contratante; es necesario que antes de ejecutar un acuerdo se analicen muy bien las condiciones y se determine de forma correcta si este corresponde a un contrato laboral o a uno de prestación de servicios.

Nuestra normatividad colombiana regula todo lo que tiene que ver con los aportes a seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales como derechos de los trabajadores; sin embargo, cuando inician sus proyectos muchos empresarios, e incluso algunos que han logrado ir ascendiendo en el mercado, suelen recurrir a la reducción de los costos de nómina como primera estrategia para abaratar los costos de producción, práctica que no solo es ilegal, sino que podría acarrearle graves consecuencias.

En materia laboral, la Ley 100 de 1993 es el derrotero central a la hora de establecer las responsabilidades en materia de seguridad social entre las partes de un acuerdo de trabajo, independientemente del rótulo con que se denominen; en ella se alude que todo trabajador tiene el derecho constitucional irrenunciable consagrado en el artículo 48 de la Constitución Política Nacional de poder acceder a la seguridad social como un servicio público.

Así pues, todo trabajador debe contar con aportes a seguridad social de la siguiente forma:

Salud:

  • Cotización total: 12,5 %
  • Parte cubierta por el trabajador: 4 %
  • Parte cubierta por el empleador: 8,5 %

Pensión:

  • Cotización total: 16 %
  • Parte cubierta por el trabajador: 4 %
  • Parte cubierta por el empleador: 12 %

Aseguradora de riesgos laborales –ARL– (de acuerdo al nivel de riesgo)

  • Tipo 1: 0.522%
  • Tipo 2: 1.044%
  • Tipo 3: 2.436%
  • Tipo 4: 4.350%
  • Tipo 5: 6.960%

Muchos empleadores optan por realizar contrataciones bajo la figura de prestación de servicios en relaciones laborales en las que su uso es improcedente, pues existen elementos evidentes de una relación laboral legal y reglamentaria que demanda contratación directa y el pago de todas las acreencias debidamente establecidas en la ley; comportamiento que puede significar un altísimo costo para las compañías.

Cuando se omite el pago de las obligaciones de nómina que le corresponden en un contrato laboral, está desconociendo la protección a sus trabajadores en materia de salud, pensión y riesgos laborales, hecho frente al cual, de ocurrir algún caso fortuito como accidentes o enfermedades ya sean de origen común o profesional, será el empleador quien deba cubrir todos los costos asociados, como incapacidades, medicamentos, intervenciones quirúrgicas y demás relacionados que en condiciones normales serían cubiertos por la entidad correspondiente.

No obstante, las incapacidades o las enfermedades temporales son el mejor panorama al que podría enfrentarse el empleador, pues en caso de que el trabajador llegue a quedar discapacitado o en razón al nacimiento del hijo de uno de sus empleados, tendrá que hacerse responsable de todos los gastos y acreencias a que haya lugar, caso por ejemplo de la pensión vitalicia o las licencias correspondientes a maternidad o paternidad.

Es por esto, que en ningún caso es recomendable contratar a un empleado sin haberlo afiliado al sistema de seguridad social, puesto que así no ocurra ninguna situación fortuita relacionada con la salud del trabajador, este tiene todo el derecho de iniciar una reclamación judicial y de esa forma recuperar los recursos no pagados oportunamente; el trabajador está en plena posibilidad de demostrar posteriormente la existencia de un contrato laboral.


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Cambio en los plazos para uso obligatorio de la Planilla Electrónica – pago de parafiscales –

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El Ministerio de Salud y Protección Social ha evidenciado que para septiembre de 2017 el 27,45% de los aportantes y el 38.45% de los independientes con ingreso base de cotización entre 4 y 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes, aun utilizan el mecanismo de la planilla asistida, haciendo necesario otorgar un plazo adicional al señalado en el Decreto 780 de 2016.

Esta medida se toma para que aportantes y trabajadores independientes conozcan y se adecuen al uso de la PILA desde la modalidad Planilla Electrónica, por ello, será misión de los operadores la divulgación y asesoramiento del uso obligatorio de esta modalidad, así como de las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de Parafiscales.

En este sentido, las fechas de uso obligatorio de la planilla electrónica quedan así:

Aportantes y pagadores de pensiones:

  • 20 o más cotizantes: 6 de marzo de 2017
  • 10 a 19 cotizantes: 1 de marzo de 2018
  • 5 a 9 cotizantes: 1 de junio de 2018
  • 3 o 4 cotizantes, para municipios con categoría diferente a 5 y 6: 1 de agosto de 2018

Cotizantes independientes:

  • Mayor o igual a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes: 6 de marzo de 2017
  • Mayor o igual a 4 e inferior a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes: 1 de marzo de 2018
  • Mayor o igual a 2 e inferior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes para residentes en municipios con categoría diferente a 5 y 6: 1 de junio de 2018

Plazos para El Registro de Base de Datos – RNDB –

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El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a tratamiento que operan en el país. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay en el país, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas, el tipo de datos que contienen y las transferencias y transmisiones de información que se realizan. Este será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Actualmente está habilitada la inscripción en el RNBD las bases de datos cuyo tratamiento efectúan i) las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio, ii) sociedades de economía mixta, iii) las personas naturales, iv) las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta y v) las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio.

Para alcanzar un mayor grado de cumplimiento de la obligación de inscribir las bases de datos en el registro nacional, y teniendo en cuenta que el número de inscritos a la fecha representa menos del 25 % del total de sujetos obligados, el Ministerio de Comercio considera necesario modificar el término previsto en el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 del 2015, a fin de realizar una mayor divulgación y socialización por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La inscripción deberá realizarse en los siguientes plazos:

  • Los responsables del tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, a más tardar, el 31 de enero del 2018.
  • Los responsables del tratamiento personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no estén inscritas en las cámaras de comercio, a más tardar, el 31 de enero del 2019.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos establecidos, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.


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Salarios variables siguen teniendo poca acogida en el ámbito empresarial colombiano

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Implementar esquemas de compensación variable a través de mecanismos como los bonos de desempeño es una forma de incentivar a los empleados, también es una forma de bajar los índices de rotación de personal y así retener el que sea valioso. Empleados se fijan en estas variables al buscar empleo.

Legis y Human Factor Consulting presentaron los resultados del Estudio de Compensación Total (en el que participaron 623 compañías nacionales y multinacionales) en el que se analizaron 1089 cargos de 28 sectores de la economía nacional para verificar el panorama laboral del país y las incidencias de las diferentes formas de remuneración de los colombianos.

Según este estudio, las compañías nacionales todavía no le apuestan en firme en la tendencia del salario variable, ya que solo un 32 % de estas usan este incentivo y, en concreto, el de los bonos de desempeño.

Gracias al uso de estas prácticas por parte de las multinacionales, los empleados ya están observando estas variables a la hora de buscar una nueva oportunidad laboral o aceptar una propuesta por parte de otra empresa.

Al analizar esta práctica, y teniendo en cuenta los niveles de desempeño, el estudio asegura que el 27 % de las empresas que usan este tipo de remuneración lo hacen para los cargos de nivel operativo con alrededor de medio sueldo al año por cumplimiento de indicadores de productividad.

Por otra parte, del 27 % de estas empresas, el 10.8 % incentivan a sus empleados de rango profesional con 1.3 salarios al año, el 16.2 % a sus funcionarios de gerencia media con dos salarios, el 18.9 % a su personal de alta gerencia con 2.3 salarios y el 23.6 %, a sus funcionarios de primer nivel, con tres salarios cada 12 meses.

La tendencia de bonificar a los empleados de bajos niveles ha venido creciendo en el país, pues tan solo hace 10 años era impensable este tipo de prácticas en Colombia.

Frente al uso de las primas extralegales, el estudio presenta resultados negativos, puesto que el 76 % de las compañías consultadas no entregan estos incentivos. Por otra parte, y contrario a esta tendencia, un 35 % de las empresas están volcando sus recursos hacia incentivos referentes a esquemas de salud. De este grupo, el 22 % cubren a sus empleados con pólizas tipo HyC para colectivos, el 28 % con pólizas de asistencia médica, el 43 % con planes complementarios y el 7 % con medicina prepagada.

Las pólizas de seguros también son un beneficio que entregan los empleadores a sus empleados. El 41 % de las empresas consultadas entrega este beneficio a su personal. De este porcentaje, un 85 % apoya a su personal con pólizas de incapacidad total o permanente, y el resto apoya a sus empleados con seguros de accidentes personales y por muerte natural.

Las organizaciones colombianas también están invirtiendo en una gama de incentivos en temas de educación y bienestar. Los resultados de la consulta establecen que el 46 % de las empresas encuestadas, cubren a sus empleados con auxilios de alimentación y el 33 % incentivan a sus empleados de alta y media gerencia con partidas para combustible de sus vehículos particulares.

De igual forma, el 61 % de estas compañías apoyan a sus empleados con diferentes auxilios para planes de telefonía celular, el 16 % para exámenes ópticos, el 8 % para auxilios educativos para los hijos, el 9 % para auxilio de matrimonio y el 23 % para planes funerarios.


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Descanso remunerado para lactancia

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El descanso para lactancia consiste en que el empleador conceda a la madre trabajadora que está lactando dos descansos diarios de media hora cada uno, durante la jornada de trabajo, para que pueda dar de comer al niño durante los primeros seis meses de edad.

El descanso para lactancia es un descanso remunerado, lo cual significa que el empleador no puede hacer descuentos en el salario. Este descanso se concederá desde la terminación de la licencia de maternidad hasta los seis primeros meses de vida del bebé. Sin embargo, el tiempo de descanso puede ser mayor si existe una razón médica certificada.

Tenga en cuenta

  • Los descansos se concederán durante los seis primeros meses de vida del niño y el tiempo del descanso puede ser mayor si existe una razón médica certificada.
  • El descanso para lactancia se empezará a gozar luego de finalizada la licencia de maternidad.
  • De considerarlo pertinente, es viable que la trabajadora y el empleador lleguen a un acuerdo para que se otorgue una hora de descanso al día, en vez de dos momentos de 30 minutos; generalmente este será al finalizar la jornada de trabajo.
  • Por mandato de la ley las madres adoptantes y padres adoptantes gozan de los mismos derechos y garantías laborales otorgadas a las madres biológicas.
  • Aunque el permiso de lactancia es un derecho legal que el empleador debe reconocer y respetar es viable que usted como trabajadora proponga la modalidad de teletrabajo.

Descanso de lactancia no es acumulativo con vacaciones

El tiempo de lactancia tiene la finalidad de conceder a la trabajadora un tiempo de descanso laboral para que amamante a su hijo, mientras este se encuentre dentro del tiempo de lactancia, por ello resultaría incoherente otorgar el permiso cuando la trabajadora no se encuentre laborando, ya sea por encontrarse en vacaciones o en incapacidad, pues en ese momento no se encuentra prestando servicios al empleador.

Pero no por ello se puede pensar que el período de lactancia se puede acumular u otorgar finalizadas las vacaciones o la incapacidad, pues el descanso de lactancia se concede solo cuando el recién nacido necesita ser amamantado, para lo cual la ley solo establece el permiso durante los primeros 6 meses contados a partir del parto. Por lo anterior, una madre no puede pretender acumular o hacer efectivo el tiempo de lactancia cuando ya hayan pasado los 6 meses de vida de su hijo, pues se perdería la finalidad que persigue dicho permiso, el cual es amamantar al recién nacido en el tiempo en que más lo necesita.


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Fallecimiento o sustitución del empleador

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Al hablar de las contingencias que pueden desprenderse de toda relación laboral, el caso de la muerte de cualquiera de las partes y la sustitución que de tal evento se desprende, suele ser una de las que más controversias y dudas supone; basta que una de las partes falte para que el acuerdo pactado pueda verse perturbado respecto de las condiciones estipuladas en la relación laboral.

Para empezar, vale la pena aclarar que acorde a lo estipulado en el literal a) del artículo 61 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, que trata las causales de terminación del contrato, cuando por las circunstancias que fueren el empleador llegue a fallecer el contrato de trabajo no se podrá finalizar; caso contrario de la muerte del trabajador.

Acorde a la normativa laboral colombiana, cuando el empleador fallece, aunque no se termina el contrato, sí podrá estipularse que se suspende la relación laboral, situación que tiene como consecuencia directa, por un lado, la cesación de labores por parte del trabajador; y por el otro, el no pago de salarios y prestaciones sociales por parte del empleador; no obstante lo anterior, cuando se declare la situación de suspensión laboral la entidad seguirá teniendo la obligación en cuanto al pago de primas y  aportes de seguridad social en salud.

Consecuencias de la sustitución de empleador

La suspensión del contrato debe ser temporal, un término indefinido solo expone a un mayor riesgo la estabilidad del trabajador. Cuando se efectúe la sustitución del empleador, esta se hará conforme a las reglas del artículo 67 del citado código que establece:

ARTICULO 67. DEFINICIÓN. Se entiende por sustitución de empleadores todo cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto este no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios.”

La sustitución debe contemplar ante todo que quien reemplace al difunto empleador, conserve el objeto de las actividades de la empresa, de lo contrario no se estaría bajo la sustitución del empleador solamente sino ante una presunta terminación del contrato y ello rompería la continuidad de las reglas establecidas, implicando que se causen indemnizaciones a favor de la parte perjudicada.

Resultará en todo caso que los derechos del trabajador no pueden verse afectados por la muerte o sustitución del empleador, excepto en lo que corresponda a la suspensión del contrato.


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Si está obligado a llevar contabilidad, deje esta labor a cargo de un contador público certificado

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Muchas de las empresas colombianas son pequeñas y dada su baja complejidad, pocas transacciones diarias y, sobre todo, bajo presupuesto, se arriesgan a enfrentarse a las responsabilidades de emprender, sin terminar de analizar y sopesar el riesgo que representa dejar la gestión contable en manos del propietario, administrador o estudiantes de contabilidad o contaduría pública no titulados.

Al respecto de esta problemática, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– establece que se entienden como actividades relacionadas con la ciencia contable:

  • Todas las que implican organización, revisión y control de contabilidades.
  • Las labores de certificación y dictamen sobre estados financieros.
  • Certificaciones fundamentadas en libros de contabilidad.
  • Revisoría fiscal y prestación de servicios de auditoría.
  • Otras actividades conexas como asesoría tributaria, asesoría gerencial, asesoría en aspectos contables, etc.

Acorde a este panorama, y según el CTCP, es claro que toda persona obligada a llevar contabilidad está también en la obligación de contratar los servicios de un profesional de la ciencia contable, pues en Colombia el único profesional que tiene facultad para dar fe pública sobre la información financiera y contable es el contador público titulado y con la respectiva tarjeta profesional.

Para efectos fiscales, una persona natural o jurídica podrá ser requerida por la Dian por diferentes motivos que obliguen la entrega de la contabilidad como medio de prueba válido para la verificación de la información; por otro lado, refiriéndose a aspectos formales, también podría ser solicitada la firma de contador en ciertas declaraciones.

Por su parte, las respectivas superintendencias podrán requerir y sancionar a los obligados a llevar contabilidad para efectos comerciales que no dieron cumplimiento a este requisito o que lo han hecho sin el cumplimiento de todas las obligaciones formales, una de las cuales es la asesoría de un contador público titulado y con tarjeta profesional vigente.

En este panorama, recordamos que desde el 2016 la Junta Central de Contadores cuenta en su página de internet con un servicio que permite verificar –tan solo con el número de cédula– si un profesional contable se encuentra activo o inactivo, para de tal forma confirmar que está cumpliendo adecuadamente, no solo con la obligación de llevar contabilidad, sino con la de contar con la asesoría de un profesional idóneo.


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Vacaciones, empleador decide la fecha en que se hará efectivo este derecho

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Las vacaciones son un derecho que tiene todo trabajador dependiente que ha prestado sus servicios durante un año; este les otorga la posibilidad de disfrutar de forma remunerada y por cuenta del empleador de un tiempo de descanso equivalente a quince días hábiles. Estas se pueden otorgar al trabajador de manera oficiosa, es decir, sin que el trabajador las solicite, o bien ser solicitadas por él mismo: el trabajador puede proponer una fecha al empleador, pero no puede exigir que sea estrictamente en la fecha o época en que las quiera disfrutar, puesto que queda a discreción del empleador aceptar tal o cual disposición.

El Código Sustantivo del Trabajo establece en el artículo 187 que el empleador tiene la potestad de decidir en qué momento otorga el período de vacaciones a sus empleados, cuando contempla que la época de vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente.

La discrecionalidad que tiene el empleador para decidir sobre la fecha de las vacaciones de sus trabajadores no es absoluta, toda vez que el citado artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo contempla que esta debe fijarse sin que se afecte el descanso efectivo del trabajador, es decir, que durante el período de vacaciones no le es permitido al empleador irrumpir con llamadas o requerimientos que perturben la tranquilidad y el disfrute de las mismas.

Por otro lado, dicho artículo también establece que el otorgamiento de las vacaciones no debe afectar el servicio, ello presupone un equilibrio de intereses tanto del empleador como del empleado, puesto que el trabajo de la empresa no se puede ver afectado por la ausencia del trabajador, ni la época de las vacaciones se puede interrumpir.

Una vez el empleador decida la época de las vacaciones de sus trabajadores, debe comunicarla con una antelación no inferior a 15 días. Esta última parte es importante toda vez que es común ver empresas que al tener un problema con algún empleado, deciden enviarlo a vacaciones súbitamente, algo que no le está permitido por la ley, puesto que el empleador tiene la obligación de avisarle con 15 días de anticipación.


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Responsables del régimen simplificado del IVA y del Impuesto Nacional al Consumo (INC) se exponen a sanciones por no exhibir su RUT

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Luego de la última reforma tributaria, la obligación de exhibir el RUT en un lugar visible del establecimiento aplica tanto a los responsables del régimen simplificado del IVA como a los responsables del régimen simplificado del INC. La no aplicación de esta exigencia se sanciona con 10 UVT ($ 318.590).

Las personas naturales del régimen simplificado del INC deben empezar a cumplir las mismas exigencias contenidas en el artículo 506 del Estatuto Tributario, que hasta diciembre de 2016 solo eran aplicables a los responsables del régimen simplificado del IVA.

El referido artículo 506 del ET establece en la actualidad lo siguiente:

“Artículo 506. Obligaciones para los responsables del régimen simplificado.  Los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, deberán:

1. Inscribirse en el Registro Único Tributario.

  1. Entregar copia del documento en que conste su inscripción en el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado, que así lo exijan.
  2. Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.
  3. Exhibir en un lugar visible al público el documento en que conste su inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.

Sanción por no exhibir el RUT

El incumplimiento del numeral 1 del artículo 506 del ET anteriormente citado, se sancionaría con la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

El incumplimiento del numeral 4 del artículo 506 del ET anteriormente citado, se impondrá una multa equivalente a diez (10) UVT ($318.590).


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Generalidades del contrato por prestación de servicios

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En este tipo de contrato –que aplica tanto para la contratación privada como para la pública– el contratista no tiene derecho a prestaciones sociales ni está obligado al cumplimiento de una jornada laboral. Los anteriores, son solo dos aspectos presentes en este tipo de contratación.

Características

Un contrato de prestación de servicios es aquel vínculo mediante el cual las partes (personas naturales o empresas) acuerdan voluntariamente las condiciones para la prestación de un servicio determinado, a cambio de unos honorarios. Por un lado, está quien contrata, denominado contratante, y por el otro, quien es contratado, denominado contratista.

Las partes deben tener claridad sobre la naturaleza jurídica del contrato y esto se determina básicamente por la dinámica de la relación. En un contrato de prestación de servicios el servicio, como tal, se presta con independencia y autonomía entre el contratante y contratista. Por el contrario, el contrato de trabajo supone que la labor será desempeñada de manera personal, siguiendo instrucciones del empleador, cumpliendo un horario y teniendo como remuneración un “salario”.

Se deben incluir en el contrato de prestación de servicios cláusulas, como la descripción del contratante y contratista, con sus respectivos nombres, identificaciones y domicilios; describir la finalidad de la contratación; el valor del contrato; la forma del pago; el tiempo que duración del contrato; las tareas o actividades a realizar y relacionar las posibles situaciones que darían lugar a la terminación del contrato.

Puntos a tener en cuenta al momento de requerir este tipo de contrato

  • El contratista realizará la afiliación y se hará cargo de los aportes a la seguridad social integral en salud, pensión y en algunos casos a riesgos profesionales.

  • Como contraprestación a los servicios prestados, el contratista no recibirá un salario, sino honorarios. El contratista no debe cumplir una jornada laboral ya que su contrato se fija respecto a las metas establecidas por el contratante.

  • El contratista no tiene derecho a prestaciones sociales laborales, tales como vacaciones, cesantías, prima de servicios, reconocimiento de horas extras o recargos, razón por la cual no hay lugar a la liquidación.

  • Si se termina injustificadamente el contrato no se tendrán en cuenta las indemnizaciones enunciadas por la normatividad laboral, ya que no es un contrato laboral.

  • Si cualquiera de las partes incumple el contrato y da lugar a la terminación, se deberán pagar las indemnizaciones dispuestas previamente en el contrato, tales como la cláusula penal.

  • Si las partes firmaron un contrato de prestación de servicios, pero sobre la marcha de este y por la misma relación laboral se identifica que el contratista cumple las características de un trabajador, puede demandarse ante un juez e intentar probar la existencia de un contrato laboral.

  • Si las partes están de acuerdo, pueden terminar el contrato cuando lo consideren pertinente.

  • Los contratos de prestación de servicios pueden utilizarse tanto para la contratación privada como para la pública.