SANCIÓN O DESPIDO CON JUSTA CAUSA, TENGA EN CUENTA

Las sanciones y despidos con justa causa pueden resultar todo un desafío para los empleadores, ya que estas situaciones pueden ser complejas y delicadas, tanto para la empresa como para los trabajadores involucrados. Por eso, es fundamental contar con la información y las herramientas necesarias para abordar estos procesos de manera efectiva y legal.

A continuación, presentaremos 5 consejos jurídicos que todo empleador debe tener en cuenta a la hora de imponer una sanción o despedir con justa causa en su empresa.

1. Verificar que no exista estabilidad laboral (ocupacional) reforzada

Antes de proceder a realizar un despido o una diligencia de descargos, es fundamental verificar que el trabajador no tenga alguna estabilidad laboral reforzada, que es un régimen especial de protección para ciertos trabajadores que se encuentran en alguna situación de protección como fuero sindical, trabajadoras en estado de embarazo, prepensionados, personas en situaciones de discapacidad, entre otras.

Si se realiza un despido sin justa causa a un trabajador con estabilidad laboral reforzada, la empresa podría enfrentar consecuencias legales y económicas. 

2. Cerciorarse de la existencia de una causa legal

Cuando el empleador se encuentre en el análisis de una conducta del trabajador que se puede considerar como inadecuada, este debe revisar si la misma resulta ser una situación enmarcada dentro del reglamento interno del trabajo, el contrato de trabajo o la ley laboral (artículos 58, 60 y 62 del CST) como causa justificada para sancionar o despedir.

Es importante tener claro esto, pues recordemos que solo podemos aplicar sanciones cuando las mismas se encuentran previamente descritas como tal en los reglamentos o en la ley, teniendo en cuenta el principio de legalidad que se desprende del artículo 29 de la Constitución.

3. Asegurarse de contar con las pruebas necesarias

Para imponer una sanción o realizar un despido con justa causa, es fundamental que el empleador cuente con las pruebas necesarias que respalden la decisión que vaya a tomar y que demuestren que efectivamente el trabajador cometió la conducta que se va a sancionar. Estas pruebas pueden ser documentales, testimoniales, audiovisuales, entre otras.

Si se realiza un despido sin pruebas suficientes, el trabajador podría impugnar o demandar judicialmente la decisión. Si se comprueba que el empleador sancionó o despidió a un trabajador sin contar con dichas pruebas, podría un juez laboral condenar al pago de una indemnización por despido injustificado, por ello es fundamental contar con ellas desde antes de tomar la decisión.

Si se sabe de la comisión de la conducta, pero no se logra demostrar mediante pruebas o el trabajador en la diligencia de descargos no acepta que efectivamente realizó dicha conducta reprochable, lo mejor será no finalizar el contrato y estudiar la imposición de una sanción que no sea tan drástica para evitar problemas judiciales futuros.

4. Realizar una diligencia de descargos

La diligencia de descargos es un procedimiento que debe realizar el empleador antes de tomar la decisión de sancionar o despedir a un trabajador por justa causa. Es importante que al momento de efectuarla se realice lo siguiente:

• Comunicación de la causa y convocatoria: el empleador debe comunicar al trabajador que realizará la diligencia de descargos, indicando la causa que motiva la sanción o el despido con justa causa, de manera clara y precisa, indicando la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la diligencia de descargos.
• Pruebas: es importante que el empleador cuente con pruebas que demuestren la causa justa del despido o que permitan esclarecer la situación previamente a la diligencia de descargos.
• Audiencia de descargos: en la audiencia de descargos se debe permitir al trabajador que presente sus descargos y que aporte, si así lo quiere, pruebas que desvirtúen los hechos imputados por el empleador.

Es importante que el empleador siga adecuadamente el procedimiento de diligencia de descargos, ya que esto le permitirá demostrar que se cumplió con el debido proceso en caso de que el trabajador impugne o demande el despido por justa causa.

5. Comunicar la decisión

Finalmente, una vez escuchadas las razones del trabajador, el empleador tomará una decisión, la cual puede ser imponer una de las sanciones que se encuentran establecidas en el reglamento interno de trabajo o considerar la conducta una justa causa y terminar el contrato por ello.

En ambos casos el empleador debe comunicar al trabajador la decisión tomada y los motivos que la sustentan por escrito, explicando claramente la causal o causales que se invocarán para efectuar la terminación.

Por todo lo anterior, es claro que para realizar descargos, bien sea para sancionar o para despedir a un trabajador, el empleador debe, en primer lugar, verificar que no se trate de un trabajador amparado en la protección de la estabilidad laboral (ocupacional) reforzada por fuero de salud, maternidad, prepensionados, sindical, entre otros.

Así mismo, se debe verificar que se trata de una conducta establecida como justa causa o sancionable, contar con pruebas claras que demuestren que el trabajador realizó dicha conducta, realizar la diligencia de descargos y, una vez tomada la decisión, comunicar por escrito la sanción o la decisión de despido al trabajador.

SANCIONES RELACIONADAS CON LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Las sanciones asociadas a las declaraciones tributarias se encuentran contempladas en los artículos 641 al 650-2 del Estatuto Tributario –ET–. Dicho lo anterior, dentro de esta categoría podemos enmarcar otras sanciones que, si bien no están directamente relacionadas con las declaraciones tributarias, sí involucran, entre otras, a las entidades recaudadoras de impuestos.

A continuación, profundizaremos en cada de una de las sanciones tributarias que pueden ser aplicables a las declaraciones en general. Veamos:

Sanciones por extemporaneidad

Cuando una persona obligada a declarar presente las declaraciones tributarias a su cargo por fuera de los plazos establecidos por el Gobierno nacional, estará sujeta a la sanción por extemporaneidad contemplada en los artículos 641 y 642 del ET, como se indica a continuación.

Antes del emplazamiento

La sanción por extemporaneidad antes del emplazamiento es menos gravosa y se encuentra contemplada en el artículo 641 del ET; para liquidarla se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

• Cuando existe impuesto a cargo: la sanción por extemporaneidad por cada mes o fracción de mes calendario de retardo equivaldrá al 5 % del total de dicho impuesto o retención objeto de declaración, sin exceder el 100 %.
• Cuando no haya ingresos en el período: la sanción por cada mes o fracción de mes será equivalente al 0,5 % de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el período objeto de declaración, sin exceder el menor valor entre: el 5 % a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma de 2.500 UVT cuando no existiere saldo a favor. 

Después del emplazamiento

Siguiendo el artículo 642 del ET, cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante presente la declaración tributaria con posterioridad al emplazamiento proferido por la Dian, deberá liquidar y pagar una sanción por extemporaneidad equivalente al 10 % del total del impuesto a cargo o retención objeto de declaración, sin exceder el 200 % del impuesto o retención, según sea el caso.

• Cuando no exista impuesto a cargo: la sanción por cada mes o fracción de mes será equivalente al 1 % de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el respectivo período, sin exceder la menor cifra entre: el 10 % de los ingresos brutos, o 4 veces el valor del saldo a favor (si aplica), o 5.000 UVT (si no existe saldo a favor).
• Cuando no haya ingresos en el período:  la sanción que deberá liquidar por cada mes o fracción de mes de retardo será equivalente al 2 % del patrimonio líquido del año inmediatamente anterior, sin que esta cifra exceda el menor valor entre: el 20 % del patrimonio líquido, o 4 veces el valor del saldo a favor (si aplica), o 5.000 UVT (si no existe saldo a favor).

Sanciones por no declarar

Una vez agotado el proceso de fiscalización, habiendo superado las etapas previas como, por ejemplo, la emisión del emplazamiento, sin obtener respuesta positiva por parte del contribuyente, se aplicará la sanción por no declarar, cuya tarifa dependerá del tipo de declaración tributaria (ver artículo 643 del ET), así:

• Declaración del impuesto sobre la renta: la sanción equivaldrá al mayor valor entre el 20 % de sus consignaciones bancarias o ingresos brutos determinados por la Dian para el período al que corresponda la declaración no presentada, y el 20 % de los ingresos brutos que figuren en la última declaración de renta presentada.
• Declaración del IVA e INC: la sanción por no declarar será equivalente al mayor valor entre el 10 % de las consignaciones bancarias o ingresos brutos de quien persiste en el incumplimiento, que determine la administración tributaria para el período al que corresponde la declaración no presentada, y el 10 % de los ingresos brutos que figuren en la última declaración del IVA o INC, según sea el caso.
• Declaración de retención en la fuente: la sanción será equivalente al mayor valor entre el 10 % de los cheques girados y otros medios de pago canalizados a través del sistema financiero; o costos y gastos determinados por la Dian para el período objeto de la declaración no presentada; o el 100 % de las retenciones que figuren en la última declaración de retención en la fuente presentada.

Sanciones por corrección

Una vez presentada la declaración tributaria por parte del responsable, es posible que deba modificarse, sea porque se presentó un dato o cálculo errado, o porque se omitió su registro. Al respecto, cabe señalar que subsanar tales situaciones implica liquidar, en algunos casos, la sanción por corrección, siendo necesario identificar si la corrección aumenta el impuesto a pagar o disminuye el saldo a favor (ver artículo 588 del ET); o si, por el contrario, disminuye el valor a pagar o aumenta el saldo a favor (ver artículo 589 del ET).

DESCUENTO POR INDUSTRIA Y COMERCIO

Mediante el artículo 19 de la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022, el Gobierno nacional modificó el artículo 115 del Estatuto Tributario –ET–, respecto a la deducción de impuestos pagados.

La nueva versión de dicho artículo continúa señalando que serán 100 % deducibles en las declaraciones de renta los impuestos, tasas y contribuciones que efectivamente se hayan pagado durante el año gravable por parte del contribuyente, siempre que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta, a excepción del impuesto de renta.

Tratándose del gravamen a los movimientos financieros, será deducible el 50 % del valor efectivamente pagado por los contribuyentes durante el respectivo período fiscal, independientemente de que tenga o no relación de causalidad con la actividad económica del contribuyente, siempre y cuando se encuentre debidamente certificado por el agente de retención.

Además, la norma continúa precisando que las deducciones por impuestos pagados no podrán tratarse simultáneamente como costos y gastos de la respectiva empresa, lo cual significa que deberá decirse si dichos pagos son tomados como deducciones o costos dentro de la declaración de renta.

Eliminado el descuento tributario del impuesto de industria y comercio

Anteriormente, en el inciso cuarto del artículo 115 del ET, modificado por el artículo 86 de la Ley 2010 de 2019, se les permitía a los contribuyentes del impuesto de renta tomar como descuento tributario el 50 % del valor efectivamente pagado durante el año gravable por concepto del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, siempre que tuviese relación de causalidad con la actividad económica.

Así, según el parágrafo 1 del artículo en mención, señalaba que dicho descuento sería del 100 % a partir del año gravable 2022.

No obstante, en la versión actual del artículo 115 del ET, modificada por el artículo 19 de la Ley 2277 de 2022, se eliminó dicho inciso y se modificó el parágrafo 1 en mención. Por tanto, ahora el pago del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, solo podrá tomarse como deducción en la declaración de renta.

Regalías no pueden ser tomadas como deducción ni como costo en la declaración de renta 

Con la nueva versión del parágrafo 1 del artículo 115 del ET, modificado por la Ley 2277 de 2022, el Gobierno nacional aclaró que la contraprestación económica a título de regalías prevista en los artículos 360 y 361 de la Constitución Política no podrá ser tomada como deducción en la declaración de renta ni podrá tratarse como costo ni gasto de la respectiva empresa, independientemente de la denominación del pago y del tratamiento contable o financiero realizado por el contribuyente, e independientemente de la forma de pago, sea en dinero o en especie.

Pagos que no son deducibles en renta

Es preciso tener en cuenta que los pagos realizados por concepto del impuesto al patrimonio y el impuesto de normalización tributaria no son deducibles en el impuesto de renta.

Por tanto, el pago realizado por concepto del impuesto de normalización tributaria efectuado durante el 2022 o por concepto del impuesto al patrimonio, no podrán ser tomados como deducción en la declaración de renta del año gravable 2022 ni en las siguientes.

Adicionalmente, tampoco se podrán deducir del impuesto sobre la renta los pagos por afiliaciones a clubes sociales, gastos laborales del personal de apoyo en la vivienda u otras actividades ajenas a la actividad productora de renta, gastos personales de los socios, partícipes, accionistas, clientes y/o sus familiares.

SI USTED SE ENCUENTRA INSCRITO EN EL RÉGIMEN SIMPLE, ESTO LE INTERESA…

El calendario tributario del año 2023 permitirá que los contribuyentes del régimen simple primero presenten su declaración anual del año gravable 2022 y luego presenten el primer formulario de anticipo bimestral del 2023 en el cual se podrá imputar oportunamente el saldo a favor que primero arroje la declaración anual.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 1.6.1.13.2.50 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido con el Decreto 2478 de diciembre 16 de 2022, los cerca de 76.000 contribuyentes (personas naturales y jurídicas) que por el año gravable 2022 pertenecieron al régimen simple deberán presentar su declaración anual (formulario 260) esta vez durante abril de 2023 y no durante octubre de 2022 (como sí sucedió en los dos primeros años gravables de existencia de dicho régimen, años 2019 y 2020, pero que fue subsanado para año gravable 2022 con lo dispuesto en el Decreto 1778 de diciembre de 2021).

Adicionalmente, en el artículo 1.6.1.13.2.52 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido también con el Decreto 2478 de diciembre de 2022, se dispuso que el primer anticipo bimestral del régimen simple año gravable 2023 (período enero-febrero de 2023), que se liquidará con los formularios 2593, solo se vencerá entre el 9 y el 23 de mayo de 2023.

En vista de lo anterior, y tal cual como sucedió con la declaración anual del año gravable 2021, los contribuyentes del simple no tendrán que enfrentarse a la misma injusticia tributaria que sí se presentó durante los años 2020 y 2021, pues si su declaración anual del año gravable 2022 les llega a arrojar un “saldo a favor” (algo que puede suceder si se trata de contribuyentes que hasta el año gravable 2021 pertenecieron a régimen ordinario y liquidaron “anticipo al impuesto de renta” régimen ordinario del año gravable 2022 pero justo durante el 2022 se trasladaron a régimen simple), entonces dicho “saldo a favor” sí se podrá arrastrar oportunamente hasta el renglón 51 del primer formulario 2593 del año 2023

Al respecto, y si tomamos como ejemplo lo que sucedió durante el año 2021, era evidente la injusticia tributaria a la que se sometía a los contribuyentes del simple (por culpa de los plazos con que se diseñaba la presentación de la declaración anual y de los anticipos bimestrales), pues entre enero y octubre de 2021 el contribuyente se vio obligado a presentar los anticipos bimestrales de todos esos meses, sin poder restar el saldo a favor que se había formado en su declaración anual del régimen simple año gravable 2020 pues dicha declaración solo se terminó presentando en octubre de 2021 y el arrastre hacia el renglón 51 de los formularios 2593 del año 2021 lo controlaba de forma automática el propio Muisca. En el renglón 51 de dicho formulario 2593 se leía:

51. Saldo a favor por impuesto SIMPLE declaración año anterior: en atención con el artículo 910 E.T. el servicio de diligenciamiento registrará el saldo a favor de la declaración anual consolidada correspondiente al año gravable anterior, una vez esta haya sido presentada.

Como puede verse, si al contribuyente lo obligaban a pagar primero los anticipos bimestrales del período enero a octubre de 2021, sin poder restar el saldo a favor de su declaración anual 2020, el efecto final es que financieramente lo hacían pagar varios anticipos que muy seguramente no hubiera tenido que pagar y como consecuencia de ello todos esos anticipos pagados innecesariamente, otra vez,  al cierre del año gravable 2021, se le convirtieron en un nuevo saldo a favor que se vio reflejado en su declaración anual del año gravable 2021.

Recuérdese que dichos saldos a favor del formulario 260  (mientras se permanezca en el régimen simple) solo se pueden arrastrar a los formularios 2593 del año siguiente y al formulario 260 del año siguiente. Solo se pueden pedir en devolución si el contribuyente decide regresar al régimen ordinario.

Ahora bien, es importante destacar que en el nuevo parágrafo 3 del artículo 910 del Estatuto Tributario –ET–, el cual fue agregado con el artículo 45 de la Ley 2277 de 2022, se dispuso que las personas naturales que en el año anterior (en este caso el 2022) hayan obtenido ingresos brutos ordinarios gravados con el impuesto simple que sean inferiores a 3.500 UVT (unos $133.014.000 en el 2022), no estarán obligados a liquidar anticipos bimestrales durante el año 2023.

Además, todas las personas naturales y jurídicas que sí deban presentar los anticipos bimestrales del 2023, y aquellas personas naturales que deseen hacerlo voluntariamente, tendrán que aplicar las nuevas tarifas contenidas en la nueva versión del parágrafo 4 del artículo 908 del ET luego modificado con el artículo 44 de la Ley 2277 de diciembre de 2022.

NOMINA ELECTRONICA

En estos tiempos, la era digital hace que se trasforme la manera en que se presenta la información y uno de los cambios normativos a los que nos hemos enfrentado en la actualidad es el reglamentado en la resolución No.0013 del año 2021 expedida por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian, en la cual implemento dentro del sistema de facturación electrónica, la NOMINA ELECTRONICA

La nómina electrónica es una realidad, y surgen preguntas como: ¿qué es?, ¿Cómo se reporta? ¿Qué información se debe incluir?, ¿cada cuánto se debe realizar?

QUE ES LA NOMINA ELECTRONICA

Es un documento que reemplaza el ya conocido desprendible de pago, ya que aparte de trasmitir la información que devenga y las deducciones realizadas al empleado, se convierte para el empresario en un documento soporte de costos y de deducción tributaria.  Es decir que si el empleador no cumple con la trasmisión del documento de nómina electrónica los pagos que realice a sus empleados no podrá ser tomados como deducción al momento de presentar la declaración de renta.

QUE INFORMACION SE REPORTA

En la nómina electrónica se reportan todos los valores devengados o devengos, es decir, todos aquellos valores que representan un ingreso para el trabajador; además se reportan todas las deducciones; en otras palabras, se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo.

En otras palabras la nómina electrónica, o Documento Soporte de Pago de nómina electrónica es un documento digital en formato XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le cancela a sus empleados.

QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INCLUIR

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

1. Estar denominado documento soporte de pago nomina electrónica
2. Identificación completa del sujeto obligado.
3. Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Numeración consecutiva.
6. Valores devengados de nómina – deducidos de nómina
7. El medio de pago utilizado.
8. Fecha y hora de generación.
9. La firma digital del sujeto obligado.
10. Identificación del software

CADA CUÁNTO SE DEBE REALIZAR

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar:

“Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.”

SANCION POR NO TRASMITIR LA NOMINA

La Nómina Electrónica hace parte integral del sistema de facturación electrónica por lo que la no transmisión del documento los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta dará lugar a la sanción del artículo 651 del Estatuto Tributario

La multa no podrá superar los 15.000 (UVT), el cual estará fijado teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• 5% sobre el valor de las sumas que se dejaron de informar
• 4% de la nómina presentada con errores, bien sea en las cifras u omisión de conceptos de pago
• 3% sobre el valor devengado al realizar la transmisión de la Nómina fuera de los períodos establecidos
• 0.5% cuando no sea posible establecer los ingresos del patrimonio

El no presentar nómina electrónica impide acceder a los descuentos por este valor en conceptos como: costos, rentas, deducciones, pasivos, retenciones e impuestos.

OBLIGADOS A TENER REVISOR FISCAL AÑO 2023

La revisoría fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las sociedades mercantiles, en cuanto vela por el cumplimiento de las leyes, de los estatutos sociales y de las decisiones de los órganos de administración, y da fe pública al respecto.

De acuerdo a lo anterior, las sociedades comerciales tendrán que verificar el valor de sus activos e ingresos brutos del año 2022 para determinar si deben tener revisor fiscal en el año 2023.

Para el año 2023 aquellas entidades que posean:

• activos brutos a 31 de diciembre del año 2022 sean o excedan el equivalente a 5.000 SMMLV ($5.000.000.000) y/o cuyos ingresos brutos a 31 de diciembre del año 2022 sean o excedan al equivalente a 3.000 SMMLV. ($3.000.000.000) (Ley 43 de 1990 Art. 13 Parágrafo 2).
• Entidades que pertenezcan al sector financiero sometidas al control y vigilancia de la superintendencia financiera (Ley 45 de 1990 Art. 20). Esto incluye las sociedades fiduciarias y las cooperativas especializadas, multiactivas o integrales.
• Las entidades que sean sujetas de vigilancia por parte de la Superintendencia Nacional de Salud. Se incluyen las entidades promotoras de salud, las instituciones prestadoras de salud, empresas solidarias de salud y aquellas que hacen parte del sistema de seguridad social en salud.
• Entidades del sector real sujetas a inspección de Superintendencia de la Economía Solidaria, siempre y cuando, el total de sus activos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a quinientos (500) SMMLV ($500.000.000 año 2022).

Nombramiento del Revisor Fiscal

De acuerdo al artículo 422 del Código de Comercio, que se ocupa de las reuniones ordinarias del máximo órgano social de una compañía, señala que uno de los temas de obligatorio abordaje en este tipo de reuniones es el de nombramiento de administradores y demás funcionarios que por ley o estatutos, deban ser designados por este órgano societario.

Así las cosas, teniendo en cuenta que la designación del revisor fiscal es una facultad concedida por la ley al máximo órgano social, dicho nombramiento puede hacerse durante la reunión ordinaria, cuya celebración está supeditada al corte o cortes de ejercicios contables que establezcan los estatutos o, en su defecto, al que como mínimo debe hacerse una vez cada año, a 31 de diciembre.

Siendo así, el plazo para el nombramiento del revisor fiscal en los casos en que la compañía incurre en las causales financieras mencionadas es máximo de tres meses, contados a partir del corte de ejercicio, término que deviene de aquel dispuesto por la ley para la celebración de la reunión ordinaria del máximo órgano social, durante la cual debe agotarse el tema relativo a la designación de quienes deban ser nombrados por este órgano.

Ante la actual situación la firma HERRERA ASOCIADOS Y CIA S.A.S, desea brindar su apoyo a los contribuyentes con el fin de que se encuentren actualizados con la normatividad. La firma cuenta con profesionales idóneos, capacitados en el área contable, jurídica y de revisoría fiscal con cualidades de primer nivel, como son la vocación por el servicio, la solidaridad, el respeto y el cumplimiento, acompañado todo por ser personas alegres y creativas que buscan la excelencia.

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CIERRE CONTABLE Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS PARA PERTENECER AL GRUPO 3

En los primeros meses del 2023 todos los departamentos contables de las empresas colombianas empezarán a trabajar en el cierre contable del año 2022; este proceso debe realizarse teniendo en cuenta el marco normativo contable que deben usar las empresas de acuerdo con lo especificado en el DUR 2420 DE 2015 así:

• Las entidades que pertenezcan al grupo 1 deben usar el Estándar Pleno, contenido en el anexo 1 del DUR 2420 de 2015.
• Las entidades del grupo 2 deberán seguir los lineamientos del anexo 2 del DUR 2420 de 2015.
• Los preparadores de información del grupo 3 deberán utilizar una contabilidad simplificada, descrita en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015.

En todo caso, es importante tener en cuenta que mediante el Decreto 1670 de 2021 se reglamentaron para el año 2023 nuevos requisitos que modifican la clasificación de una entidad –principalmente en los grupos 2 y 3 de aplicación de Estándares Internacionales–, tema que se abordará a continuación.

Evaluación de requisitos para pertenecer al grupo 3

Al cierre del año contable, las entidades deben evaluar los requisitos para cada grupo de aplicación de Estándares Internacionales, considerando –entre otros aspectos– que cada grupo presentará un juego diferente de estados financieros, y para el caso del grupo 3, la información se presenta en el marco de una contabilidad simplificada.

Estos son las novedades que el Decreto 1670 de 2021 incorpora para la clasificación de las entidades en un grupo de aplicación de Estándares Internacionales:

• Las copropiedades, microempresas y emprendimientos deberán preparar su información en el marco de una contabilidad simplificada.
• Se eliminan los siguientes requisitos que limitaban que muchas entidades pudiesen pertenecer al grupo 3, lo que facilita que a partir del año 2023 se aumente el número de entidades que podrán llevar una contabilidad simplificada:
• La planta de personas debe ser de hasta 10 trabajadores.
• Los activos totales deben ser inferiores a 500 smmlv.
• Los ingresos brutos anuales deben ser inferiores a 6.000 smmlv.

¿Qué dicen los Estándares Internacionales sobre el cierre contable?

Antes de continuar con los otros aspectos que deben considerarse en el cierre contable, es importante tener claro que los Estándares Internacionales no indican   explícitamente los pasos a seguir para realizar este proceso; no obstante, las normas de información financiera explican que debe hacerse un corte de cuentas y presentar una determinada información financiera. Cómo ejecutarlo es un asunto de técnica contable y no de regulación o problemática de la estandarización de información de tipo financiero.

En ese sentido, debe resaltarse que para efectuar el cierre contable debe seguirse el procedimiento que se realiza anualmente en la preparación de la información, el cual incluye que, a la fecha de cierre, generalmente 31 de diciembre de cada año, se toman las cuentas denominadas transitorias (de resultado), que son las cuentas de ingresos, gastos y costos, y se llevan a ceros y se trasladan los saldos a las respectivas cuentas de balance.

El saldo de la depuración de ingresos, costos y gastos, calculado en el estado de resultados, se verá reflejado en una línea denominada resultados del período en el patrimonio del estado de situación financiera.

La partida denominada impuestos a las ganancias, que hace parte también del estado de resultados, se va a trasladar a impuestos por pagar. De igual manera, debe tenerse en cuenta que el impuesto diferido que se genere puede afectar el gasto o el ingreso por impuestos, por lo que afectará la cuenta del impuesto por pagar.

Los costos de producción deben dejarse en cero y trasladar el saldo a la respectiva cuenta de inventarios; en caso de que se requiera realizar ajustes al costo, se deben ejecutar durante el cierre; existen por ejemplo algunas partidas que inicialmente aparecen en el costo de la producción, pero que al cierre probablemente deban llevarse al gasto.

En síntesis, al final del ejercicio contable deberán cerrarse las cuentas de resultados: ingresos, gastos, costos de ventas y de producción. Además, debe vigilarse en detalle si alguna de esas cuentas, principalmente en el costo de producción, no puede ser capitalizado al activo, sino que deba llevarse al gasto.

¿Cuál es la diferencia entre el cierre contable de las personas naturales y de las personas jurídicas?

Las personas obligadas a llevar contabilidad (sean naturales o jurídicas) deben emitir sus estados financieros por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre. Para ello, deben iniciar por el proceso del cierre contable que, como se mencionó, consiste en cerrar las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) con el objetivo de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y realizar su correcto traslado al patrimonio.

Es importante recordar que el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 señala que todas las personas naturales y jurídicas que lleven contabilidad, de forma obligatoria o voluntaria, deben aplicar los marcos técnicos normativos que se hayan expedido con base en dicha ley, es decir, los anexos al DUR 2420 de 2015 mencionados.

Por lo anterior, debe considerarse que las personas naturales, estén o no obligadas a llevar contabilidad, en su mayoría están regidas por el marco de aplicación del grupo 3, por lo cual no deberán aplicar Estándares Internacionales, sino un marco de contabilidad simplificada. De igual manera, el marco de aplicación del grupo 3 no incluye realizar las “estimaciones” previstas en el Estándar Internacional con relación a avalúos y otras mediciones como valor presente, interés implícito y costo amortizado que deben realizarse en los grupos 1 y 2.

IVA E INC DE LOS RESTAURANTES Y BARES DEL RÉGIMEN SIMPLE

Fue en septiembre 14 de 2021, a través de los artículos 56 y 57 de la Ley 2155, cuando se agregaron dos normas transitorias al Estatuto Tributario con las cuales se afectó transitoriamente la generación del IVA o INC en los restaurantes y bares de personas naturales o jurídicas que funcionaran bajo el régimen simple.

En primer lugar, si en el restaurante o bar se explotan franquicias (lo cual los hace responsables del IVA a la tarifa del 19 %; ver artículo 426 del ET), lo que se hizo fue agregar un inciso segundo al parágrafo 4 del artículo 437 del ET en el cual se dispuso:

Por el año 2022, tampoco serán responsables del impuesto sobre las ventas –IVA–, los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE– cuando únicamente desarrollen actividades de expendio de comidas y bebidas de las que trata el numeral 4 del artículo 908 del Estatuto Tributario.

Y, en segundo lugar, si en el restaurante o bar no se explotan franquicias (lo cual los haría responsables del INC a la tarifa del 8 %, excepto si es un restaurante o bar de persona natural que cumple los requisitos del artículo 512-13 del ET; ver también artículo 426 del ET), lo que se hizo fue agregar un nuevo parágrafo 5 al artículo 512-13 donde se lee:

Parágrafo 5. Por el año 2022, no serán responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares a que hace referencia el numeral 3 del artículo 512-1 de este estatuto, los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE– cuando únicamente desarrollen actividades de expendio de comidas y bebidas de las que trata el numeral 4 del artículo 908 del Estatuto Tributario.

Por tanto, fue solo durante el 2022 cuando los restaurantes o bares de contribuyentes del régimen simple estuvieron excluidos tanto de la obligación de cobrar el respectivo IVA del 19 % como de cobrar el INC del 8 % sobre los servicios que prestaran. Esto, sin importar si pertenecían a personas naturales o jurídicas, o sin importar si explotaban o no franquicias.

Fue por eso que la Dian, en enero 21 de 2022, expidió un comunicado No. 06 dirigido en especial a los restaurantes del régimen simple que no explotan franquicias y que quedaban exonerados de cobrar el INC, para indicarles que si el restaurante o bar era de persona natural entonces en el RUT quitaran el código de responsabilidad “33 – Responsable del INC”, y lo cambiaran por el “50 – No responsables del INC”. Pero si el bar o restaurante pertenecía a una persona jurídica, entonces debían cambiar el código de responsabilidad “33” por el código “57 – Persona jurídica no responsable del INC”.

Lo que empezará a suceder a partir del 2023 con el IVA e INC

Se entiende que la nueva situación a partir del 2023 para los restaurantes y bares de contribuyentes que pertenezcan al régimen simple tendría los siguientes cambios:

b. Si en el restaurante o bar se explotan franquicias (lo cual lo haría responsable del IVA), y el mismo pertenece a una persona natural que cumple con lo indicado en la nueva versión del inciso segundo del parágrafo 4 del artículo 437 del ET (sus ingresos totales no superan 3.500 UVT), en ese caso podrá operar como no responsable del IVA (código de responsabilidad 49 en el RUT).

En el caso contrario, si ese restaurante o bar en el que se explotan franquicias le pertenece a una persona natural que no cumple esos topes, o le pertenece a una persona jurídica, en tal caso sí tendrá que volver a generar el IVA del 19 % en sus ventas, pero al mismo tiempo podrá volver a tomar como descontable los valores por IVA de sus costos y gastos, los cuales durante el 2022 se quedaban como mayor valor de los mismos.

a. Si en el restaurante o bar no se explotan franquicias (lo cual los haría responsables del INC), y si el mismo le pertenece a una persona natural que cumple los requisitos indicados en los primeros incisos del artículo 512-13 del ET (tener un solo local cuyos ingresos por solamente el servicio de bar o restaurante no supera los 3.500 UVT anuales), entonces podrá operar como no responsable del INC (código de responsabilidad 50 en el RUT).

Por otro lado, si dicho establecimiento pertenece a una persona natural que no cumple tales requisitos, o le pertenece a una persona jurídica, en tal caso sí deberá cobrar el INC con la tarifa del 8 % y deberá volver a colocar en el RUT solo el código “33 – Responsable de INC” y eliminar, si es del caso, el código “57 – Persona jurídica no responsable del INC”.

CAMBIOS IMPORTANTES EN MATERIA CONTABLE QUE SE HAN PRESENTADO

En las organizaciones el proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas. Dicho ciclo es esencial para toda empresa como quiera que gracias con el podrán ver sus gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía.

A partir del 2020 el Decreto 2649 de 1993 fue derogado integralmente, lo que ha traído una serie de implementaciones que automatizan los procesos contables y financieros para las organizaciones como:

• FACTURA ELECTRONICA

En febrero 01 de 2023 las organizaciones deben expedir factura de venta para cambiar tiquetes POS que superen las 5 UVT ($212.060).

De acuerdo con lo contemplado en el inciso segundo del parágrafo 2 del 616-1 del ET (luego de ser modificados con el artículo 13 de la Ley 2155 de septiembre 14 de 2021) y lo dispuesto en la Resolución Dian 001092 de julio 1 de 2022, a partir de febrero 1 de 2023 se deberá dar cumplimiento al calendario especial en el cual todos los obligados a expedir factura de venta, cuando utilicen tiquetes POS, deberán cambiar dichos tiquetes por una factura electrónica de venta si la operación (antes de cualquier impuesto o propina) supera los 5 UVT (actualmente $212.060).

En el inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET se lee lo siguiente:

Parágrafo 2. los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema pos, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (iva), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. no obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

“El tiquete de máquina registradora con sistema pos, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) uvt, por cada documento equivalente pos, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma. lo anterior será aplicable de conformidad con el calendario que para tal efecto expida la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales (dian).”

Por tanto, a través de la resolución 001092 de julio de 2022, la Dian estableció el siguiente calendario con la fecha máxima a partir de la cual los obligados a expedir factura de venta no podrán expedir el tiquete POS si la operación de venta de bienes o servicios supera los 5 UVT y en su lugar deberán expedir forzosamente una factura electrónica de venta.

Lo anterior implicará que muchos establecimientos de comercio terminarán obligando al cliente (ya sea persona natural o jurídica) a tener que suministrar primero sus datos en una base de datos especial, pero sin caer en el exceso de exigirle el RUT incluso a los clientes personas naturales que no están obligadas a figurar en el RUT.

Así lo aclara la Dian en su  Circular Dian 0000007 de octubre de 2022, en la cual se lee:

“Con el fin de que la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales –Dian– adelante las acciones de control y de fiscalización, el adquirente de bienes y servicios tiene el deber de informar los casos en los cuales se le exijan requisitos adicionales a los que señale la ley y la normativa proferida por esta entidad para la expedición de la factura.”

REDUCCION OBLIGATORIA DE LA JORNADA MAXIMA LABORAL A 47 HORAS APARTIR DEL 15 DE JULIO DEL 2023

La jornada laboral, es el horario que el trabajador debe cumplir diariamente y que se estipula entre las partes en el contrato de trabajo, siempre y cuando la misma no exceda la jornada máxima legal permitida.

El Artículo 161    del código sustantivo del trabajo establecía que la jornada laboral máxima semanal permitida es de 48 horas,  a la entrada en vigencia de la Ley 2110 del 2021  el 15 de Julio del 2023 la jornada laboral deberá reducirse a 47 horas semanales.

La Ley 2101 que tiene como objetivo reducir gradualmente la jornada laboral semanal máxima permitida sin afectar los ingresos de los trabajadores pasando la jornada en el año 2023 de 48 horas a 42 horas semanales para el año 2026.

En consecuencia, la jornada se reducirá el 15 de Julio de cada año así:

Como contraprestación de la reducción de la jornada laboral los empleadores  se exonerarán gradualmente conforme la reducción de la jornada laboral de la obligatoriedad de conceder el día de la familia que debe ser otorgado semestralmente a todos los trabajadores sin que afecten sus jornadas de descanso.

El incumplimiento en la reducción de la jornada laboral podrá implicar para el empleador, que el ministerio del trabajo le imponga multas de 1 a 5000 salarios mínimos mensuales vigentes de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 486 del código sustantivo del trabajo y de la seguridad social.

No obstante, lo anterior si por necesidad del servicio se requiere que el trabajador labore hasta dos horas extras diarias, máximo 12 horas a la semana el empleador previo a que el colaborador inicie a trabajar horas extras deberá solicitar autorización al ministerio de trabajo y pagar al trabajador el recargo por horas extras.

El artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo establece como recargo por hora extra diurna el 25% del salario ordinario, y por la hora extra nocturna el 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

Finalmente, el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo señala  que el Trabajo diurno es el que se realiza en el periodo comprendido entre  (6:00 a. m.) y las (9:00 p. m.).

Trabajo nocturno es el que se realiza en las (9:00 p. m.) y las seis (6:00 a. m.).

Dada a conocer esta información, queremos recomendar a los empleadores que evalúen en que forma este cambio pueda llegar a afectar sus labores diarias.

Igualmente les invitamos a que se elaboren las estrategias necesarias, para disminuir los posibles contratiempos que se puedan generar; recuerden que los podemos apoyar revisando que  sus estrategias se ajusten a la normatividad vigente.