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DOCUMENTO SOPORTE PARA NO OBLIGADOS A FACTURAR

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Uno de los nuevos documentos que forman parte del sistema de facturación electrónica es el documento soporte en compras con no obligados a facturar, el cual se mencionó por primera vez en la Resolución 000042 de 2020. Sin embargo, no fue sino hasta la expedición de la Resolución 000167 de 2021 que dicho documento soporte fue reglamentado y su funcionalidad implementada en el sistema de facturación electrónica de la Dian.

Dicho documento, como su nombre lo indica, sirve para soportar la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente. Este documento soporte es expedido por el comprador para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

Ahora bien, mediante el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000488 de 2022, se indicó que la transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, día a partir del cual todos aquellos que realicen compras a sujetos que no estuvieran obligados a facturar debieron empezar a generar y trasmitir electrónicamente a la Dian dichos documentos.

No obstante, respecto a esta obligación, se han generado dudas respecto a si los sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente se encuentran excluidos o no de la obligación de generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte en el caso de que realicen compras a no obligados a emitir factura. Por este motivo, a continuación, aclaramos algunos detalles al respecto:

¿No obligados a facturar deben generar y transmitir electrónicamente el documento soporte en compras a no obligados a facturar?

Tal como lo mencionamos anteriormente, el documento soporte en adquisiciones a no obligados a expedir factura es el que acredita la compra de un bien o servicio cuando la transacción se realiza con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta, soportando así, para efectos tributarios, los costos deducciones o impuestos descontables a los que haya lugar. Por tanto, todos aquellos que requieran soportar dichos eventos deberán generar el documento en mención.

No obstante, el parágrafo del artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021 señala que, los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, deberán realizar la generación del mismo de manera física sin que se requiera la transmisión electrónica a la Dian. Sin embargo, estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria lo requiera.

Ahora bien, la Dian tiene a disposición de los usuarios en el servicio gratuito de factura electrónica una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, lo hagan voluntariamente de forma electrónica.

En vista de lo anterior, aquellos que no se encuentren obligados a facturar y requieran soportar los costos y deducciones en su declaración de renta, derivados de transacciones con sujetos tampoco obligados a facturar, podrán optar entre elaborar en forma física el documento soporte y guardarlo en caso de que llegue a ser solicitado por la Dian; o bien, generar y transmitir electrónicamente de forma voluntaria dicho documento a la administración tributaria.

Cabe señalar que el documento soporte en compras con no obligados a facturar generado en físico será válido también en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, siempre que se cumplan los requisitos antes señalados. Para la procedencia del IVA descontable, se deberá acreditar, además, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del IVA de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET y/o a título de renta.


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CONCILIACIÓN LABORAL, TENGA EN CUENTA AL MOMENTO DE ELABORARLA

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La conciliación laboral es un mecanismo dispuesto para que las partes puedan tener solución a un posible problema o conflicto jurídico en el futuro, de tal manera que pueda gestionarse por sí misma la solución de sus diferencias con la intervención de un tercero neutral de la situación denominado conciliador.

Este mecanismo de solución de conflictos resulta ser una herramienta muy importante tanto para el empleador como el trabajador, pues permite que de forma preventiva se esclarezca el conflicto y se resuelva de forma pacífica sin tener que ventilar la situación antes un juez de la República, ayudando incluso a la descongestión de la justicia del país.

¿De qué maneras puede darse la conciliación?

La conciliación puede darse de forma extrajudicial y judicial. La conciliación extrajudicial es la que se desarrolla antes de acudir a un juez, de forma voluntaria y consentida por las partes.

Por otra parte, la conciliación judicial es la que se lleva a cabo dentro del proceso judicial ya iniciado, dado que, cuando ya se encuentra en trámite un procedimiento dentro del mismo, conforme a las leyes procesales respectivas, el juez debe intentar y conminar a las partes para que, de forma pacífica, resuelvan sus diferencias antes de continuar con el proceso arduo y desgastante.

La conciliación en materia laboral debe ser en derecho, esto es, que el tercero neutral que interviene en la situación denominado conciliador debe estar en capacidad de realizar análisis sobre el alcance y la validez jurídica de los asuntos que se pretenden resolver por este mecanismo.

Para ello, deben tenerse claras las normas laborales propias de la situación a conciliar, analizando los derechos en discusión, dado que los derechos laborales susceptibles de conciliación son los derechos denominados inciertos y discutibles.

¿Qué se puede y que no se puede conciliar en derecho laboral?

Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 2220 del 2022, a diferencia de otras ramas del derecho, en derecho laboral las partes solo podrán conciliar los derechos que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación.

En palabras de la Corte Constitucional, los derechos deben ser transables que abarcan bienes, derechos y acciones sobre las cuales existe capacidad de disposición de renuncia; es decir, los derechos son de libre disposición por su titular, denominados como derechos inciertos y discutibles.

Conforme a lo establecido en el artículo 53 de la Constitución Política de Colombia, son derechos ciertos e indiscutibles que no son susceptibles de conciliarse, se trata de aquellos que hayan sido adquiridos por sus titulares o aquellas situaciones que se hayan consolidado definitivamente en cabeza de sus titulares, siendo ellos:

  • El salario.
  • Las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías).
  • Vacaciones. 
  • Descanso dominical y festivo.
  • Horas extra, recargo nocturno, dominical o festivo.
  • Licencia de maternidad y paternidad.
  • Incapacidades. 
  • Cubrimiento de gastos y prestaciones por enfermedad o accidentes que asume el empleador cuando no haya afiliado a salud y a pensiones.
  • Derechos pensionales y aportes a seguridad social.
  • Derechos mínimos laborales (auxilio de transporte, dotación).
  • Derechos reconocidos por convenciones colectivas, pacto colectivo o laudo arbitral.
  • Estabilidad laboral reforzada y fueros de protección.

Por lo anterior, tenemos entonces que podrían conciliarse derechos que son susceptibles de conciliación cuando los mismos son denominados como inciertos y discutibles, que corresponden a indemnizaciones y sanciones como la dada por el despido injusto y la moratoria, según lo dispuesto en el artículo 65 del Código Sustantivo de Trabajo.

En dónde se realizan las conciliaciones en derecho laboral?

La conciliación en materia laboral solo pueden ser desarrolladas con la intervención de un conciliador que sea inspector del Ministerio del Trabajo, conforme a lo dispuesto en el artículo 486 del CST, o mediante la intervención extrajudicial de un juez laboral, conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 2220 del 2022.

¿Qué valor tienen las conciliaciones en derecho laboral?

Como se dijo anteriormente, la conciliación es un mecanismo de acceso a la resolución de un conflicto temprano en materia laboral, gratuito, alternativo y solo versa sobre derechos inciertos y discutibles. Solo puede realizarse ante un inspector de trabajo del Ministerio del Trabajo, sin que se genere ningún costo a los solicitantes.

¿Es obligatorio asistir a una audiencia de conciliación citada por el Ministerio?

La conciliación es uno de los mecanismos alternativos de resolución de conflicto voluntarios; es decir, la comparecencia no es obligatoria y, por ende, nace de la voluntad libre de las partes que quieren resolver preventiva y extrajudicialmente sus diferencias.

¿Se debe acudir con el acompañamiento de un abogado a la conciliación?

Asimismo, como es un mecanismo que nace de la voluntad pacífica de las partes, la conciliación no requiere de la intervención de un abogado, pues es completamente alternativa u opcional.


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PAGO POR SERVICIOS A PERSONAS NATURALES DEL RÉGIMEN SIMPLE

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Cuando las personas jurídicas y naturales del régimen ordinario o especial terminen realizando pagos o abonos en cuenta por concepto de prestación de servicios personales a personas naturales (es decir, por honorarios, comisiones, servicios o emolumentos), y pretendan tomar dichos valores como deducibles en sus declaraciones de renta, tendrán que estar pendientes de verificar si existe o no la obligación de practicar retención en la fuente a dichos pagos o abonos en cuenta; adicionalmente, deberán verificar si se debe o no exigir la prueba de que la persona natural está realizando sus aportes a la seguridad social. En relación con lo anterior, teniendo en cuenta que desde enero de 2019 los beneficiarios del pago o abono en cuenta pueden terminar perteneciendo al régimen ordinario o al régimen simple, es importante mantener presente lo siguiente:

Si la persona natural beneficiaria del pago o abono en cuenta pertenece al régimen ordinario

A este tipo de personas naturales sí se le deben practicar retenciones en la fuente a título de renta siguiendo las reglas del artículo 383 del ET y los artículos 1.2.4.1.6 hasta 1.2.4.1.41 del DUT 1625 de 2016.

Lo anterior implica confirmar en primer lugar si para el desarrollo de sus actividades vincula o no a otras 2 o más personas naturales por períodos superiores a 90 días, pues en caso negativo la depuración y tarifas que se le aplicarán serán las mismas que se aplican a los asalariados, pero en caso positivo se le aplicarían las tarifas tradicionales aplicables a los honorarios, comisiones o servicios.

Adicionalmente, si el monto del pago o abono en cuenta supera mensualmente el equivalente a un salario mínimo mensual, también se les deberá pedir que entreguen una prueba de estar realizando sus respectivos aportes a seguridad social (ver el artículo 1.2.4.1.7 del DUT 1625 de 2016). Al respecto, debe tenerse presente que la Dian ha aclarado en múltiples ocasiones que el control de aportes a la seguridad social solo se debe realizar con las personas naturales que estén recibiendo pagos o abonos en cuenta por prestación de servicios personales; por tal, motivo dicho control no se debe realizar a quienes perciben ingresos por conceptos diferentes, como es el caso de quienes perciben ingresos por arrendamientos, intereses, dividendos o ventas de mercancías, etc.

Si la persona natural beneficiaria del pago o abono en cuenta pertenece al régimen simple

A este tipo de personas naturales no se deben practicar retenciones en la fuente a título de renta, pues así lo establece el artículo 911 del ET y el artículo 1.5.8.3.1 del DUT 1625 de 2016.

Sin embargo, si el monto del pago o abono en cuenta supera mensualmente el equivalente a un salario mínimo mensual, sí se les deberá pedir que entreguen una prueba de estar realizando sus respectivos aportes a seguridad social. Al respecto, es importante destacar que la persona natural del régimen simple que cumpla con realizar sus aportes obligatorios a la seguridad social podrá restar dichos valores como un “ingreso no gravado” en la depuración mensual de sus anticipos bimestrales y en su declaración anual del régimen simple.


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ENCABEZADO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

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El Estándar Internacional para Pymes contenido en el DUR 2420 de 2015 indica la obligación para las entidades que presentan información financiera bajo estos marcos normativos de identificar claramente cada uno de los estados financieros, de manera que puedan distinguirse de otra información contenida en el mismo documento (NIC 1 y sección 3 del Estándar para Pymes).

  1. El nombre de la entidad que informa.
  2. Si los estados financieros pertenecen a la entidad individual o a un grupo de entidades.
  3. La fecha del cierre del período sobre el que se informa y el período cubierto por los estados financieros.
  4. La moneda de presentación, tal como se define en la sección 30 – Conversión de moneda extranjera.
  5. El grado de redondeo, si lo hay, practicado al presentar los importes en los estados financieros.

A continuación, abordaremos cada uno de estos aspectos que deben ser tenidos en la preparación y presentación de estados financieros.

  1. El nombre de la entidad

De acuerdo con lo expresado en la sección 3 del Estándar para Pymes – Presentación de estados financieros, debe identificarse claramente en cada uno de los estados financieros de una entidad el nombre de la entidad informante y cualquier cambio en su denominación desde el final del período precedente sobre el que se informa. Al respecto, debe tenerse en cuenta que es un error en la presentación de estados financieros si estos se encuentran identificados bajo un nombre que no corresponde a la entidad o con un NIT incorrecto.

El CTCP clarifica esta situación en el Concepto 0612 del 25 de junio de 2020, en el cual expresa que si los estados financieros indican un nombre que no corresponde a la entidad y el NIT correcto, se está frente a un error en presentación y revelación que afecta las afirmaciones sobre las que se fundamentó el contador en su preparación y el revisor fiscal en su auditoría.

  1. Estados financieros individuales o en grupo

Los estados financieros deben expresar claramente si son individuales, separados o consolidados. Esta expresión debe usarse en el encabezado de cada informe o en una nota a cada uno.

  1. La fecha sobre la que se informa

El glosario del Estándar para Pymes define la fecha sobre la que se informa como el final del último período cubierto por los estados financieros o por un informe financiero intermedio. El Estándar para Pymes indica que una entidad debe identificar claramente esta fecha en los estados financieros y repetirla cuantas veces sea necesario para que haya claridad en la información de cada uno de estos reportes.

  1. La moneda de presentación

La moneda de presentación es la divisa en que se presentan los estados financieros. De acuerdo con la sección 3 del Estándar para Pymes, los estados financieros deben expresar claramente la moneda en que se presentan los estados financieros de una entidad, que para Colombia será el peso colombiano.

De acuerdo con el Concepto 648 del 12 de noviembre de 2014 del CTCP, en Colombia la unidad monetaria es el peso, por tanto, los registros contables deben llevarse en pesos colombianos, sin perjuicio de que para efectos de la presentación de los estados financieros se efectúe un procedimiento de remedición.

  1. Presentación de las cifras en los estados financieros

Los estados financieros deben presentar claramente la información sobre la presentación de las cifras en los estados financieros, esto es, si se expresa en pesos sin decimales, miles de pesos, millones de pesos, etc. Al respecto, en CTCP expresa en el Concepto 0400 del 30 de junio de 2021 que:

Respecto del reconocimiento de transacciones, otros eventos y sucesos, en el sistema de información contable de la entidad, será responsabilidad de la administración decidir la forma en que se realizan el redondeo de la moneda en que son reconocidas y presentadas las cifras en los estados financieros, en todo caso deberá tenerse en cuenta que podrían existir diferencias entre el grado de redondeo utilizado para efectos del registro en el sistema de información contable y el grado de redondeo utilizado para la presentación de los estados financieros, para ello, deberá tenerse en cuenta el principio de importancia relativa o materialidad a la que se refieren los marcos de información financiera aplicados y cualquier normatividad específica del sector donde opera la entidad.

Información a revelar en las notas a los estados financieros

El párrafo 3.24 del Estándar para Pymes expone la información que deben contener las notas a los estados financieros sobre la identificación referente a la entidad:

  • Una descripción sobre la ubicación de la entidad que incluya el domicilio y forma legal de la entidad, el país en que se ha constituido y la dirección de su sede social.
  • Una descripción general de la actividad de la entidad que incluya una descripción de la naturaleza de las operaciones de la entidad y de sus principales actividades.

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PROCRASTINACIÓN EN LA CONTADURÍA PUBLICA

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Este tema de la procrastinación no solo afecta a los estudiantes, sino que también puede presentar problemas para los contadores públicos. Constantemente se escucha decir que tienen mucho trabajo, lo cual es cierto, pero ante esta realidad, debemos evitar a toda costa la procrastinación, ya que puede tener consecuencias.

La procrastinación es un problema común entre los contadores públicos. Puede dar lugar a plazos incumplidos, pérdida de productividad e incluso pérdida de puestos de trabajo. Afortunadamente, hay algunas cosas que los contadores públicos pueden hacer para evitar la procrastinación. Aquí hay aspectos que debes considerar como contador público para evitar la procrastinación laboral:

Definición de procrastinación

La definición de procrastinación es «la práctica de posponer hacer algo que debería hacerse, especialmente por descuido o pereza habituales».

Si eres un contador público, es probable que seas bueno en muchas cosas. Pero ser bueno en todo no significa que puedas hacer todo a la vez. Cuando se trata de tu trabajo, es importante priorizar lo que se debe hacer y cuándo.

Aquí hay cinco consejos para ayudarte a evitar la procrastinación y hacer tu trabajo:

  1. Fija objetivos realistas y divídelos en tareas más pequeñas

Cuando se trata de establecer metas, es importante ser realista. Tratar de lograr demasiado a la vez puede conducir a la frustración y, en última instancia, a la procrastinación. En lugar de establecer objetivos grandiosos, divídelos en tareas más pequeñas que puedan completarse poco a poco. Esto no solo hará que la meta se sienta menos abrumadora, sino que también te ayudará a seguir su progreso a lo largo del camino.

Además de ser realistas, tus objetivos también deben ser específicos. Es más probable que se posterguen las metas vagas porque es difícil saber por dónde empezar. Al ser específico con tus metas, puedes crear un plan de acción claro que hará que sea más fácil mantenerte encaminado.

Finalmente, no olvides darte un poco de margen de maniobra al establecer fechas límite. Tratar de apegarse a una línea de tiempo poco realista es una receta para el desastre y solo te dejará estresado y abrumado.

  1. Haz una lista de las tareas que necesitas completar y establece una fecha límite para cada una

Hacer una lista de las tareas que necesitas completar y establecer una fecha de vencimiento para cada una es una excelente manera de mantenerte organizado y al día. Esto ayudará a garantizar que completes todas tus tareas de manera oportuna y te ayudará a mantenerte responsable.

Al hacer tu lista, asegúrate de ser realista acerca de la cantidad de tiempo que tomará cada tarea y de tener algo de tiempo de flexibilidad en caso de que surja algo. Una vez que hayas establecido tu lista y las fechas de vencimiento, asegúrate de cumplir con el horario y no tengas miedo de pedir ayuda si la necesitas. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de lo que hay que hacer y cuándo.

Finalmente, no tengas miedo de pedir ayuda cuando sea necesario. Delegar parte de tu trabajo puede aligerar tu carga y ayudarlo a hacer las cosas de manera más eficiente.

  1. Guarda las distracciones y concéntrate en una tarea a la vez

No se puede negar que es difícil concentrarse en una tarea cuando hay tantas distracciones a nuestro alrededor. Pero si queremos ser productivos, es importante dejar de lado todas las distracciones y concentrarnos en una tarea a la vez. Esto significa apagar el televisor, guardar nuestros teléfonos y evitar cualquier cosa que pueda distraernos de la tarea que tenemos entre manos. Puede ser difícil al principio, pero con la práctica se volverá más fácil y podremos hacer más cosas.

  1. Toma descansos cuando te sientas abrumado o estresado

Cuando te sientas abrumado o estresado, es importante tomar descansos. Si intentas seguir adelante trabajando, es probable que termines sintiéndose aún más abrumado y estresado. La procrastinación es enemiga de la productividad, así que toma unos minutos para relajarte y rejuvenecer. Tomar descansos puede ayudarte a despejarte, relajarte y volver a su trabajo con energía fresca. Si te encuentras procrastinando, podría ser una señal de que necesitas tomarte un descanso.

  1. Recompénsate por completar tareas para mantenerte motivado

Puede ser difícil mantenerse motivado cuando se trabaja en tareas que parecen interminables. Completar una tarea, por pequeña que sea, puede ser gratificante a su manera. La sensación de logro que sientes puede ayudarte a motivarte a seguir trabajando duro. Si has estado posponiendo las cosas, reserva algo de tiempo para trabajar en la tarea que tiene entre manos y luego recompénsate por completarla. Esto podría significar tomarte un descanso para hacer algo que disfrutes o darte un pequeño capricho. Elijas lo que elijas, asegúrate de que sea algo que te motive a seguir adelante.

Conclusión

La procrastinación está a nuestro alrededor. Es fácil distraerse. Mientras estás ocupado, es fácil quedar atrapado en otro trabajo. Lo importante a recordar es que la postergación solo conducirá a más postergación. La procrastinación es un problema común para los contadores públicos, pero no tiene por qué serlo. Al seguir estos cinco consejos, los contadores públicos pueden evitar la procrastinación y terminar su trabajo a tiempo.

En síntesis, la procrastinación puede ser un gran obstáculo para el éxito de los contadores públicos. Si te encuentras postergando, trata de averiguar por qué y luego encuentra una manera de solucionar el problema. Hay muchos recursos disponibles para ayudarte a superar la procrastinación, así que aprovéchalos. Con un poco de esfuerzo, puedes superar la procrastinación y alcanzar tu máximo potencial.


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LLEGADAS TARDE DE LOS TRABAJADORES, TENGA EN CUENTA

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La característica fundamental que diferencia un contrato de trabajo de las demás relaciones jurídicas es la subordinación, esta le permite al empleador disponer del tiempo, el modo y el lugar en el que se desarrollará la labor.

Dentro de dicho contrato laboral, ambas partes cuentan con una serie de prohibiciones y obligaciones dispuestas en los artículos del 56 al 60 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, además de las que el empleador disponga en sus reglamentos, manuales y protocolos internos, todas estas establecidas en función de que la relación laboral se desarrolle y ejecute lo mejor posible.

Obligación del trabajador de cumplir horarios

Respecto a las obligaciones del empleador, debido a la mencionada subordinación, este es quien establece la jornada laboral ordinaria que desarrollará el trabajador, disponiendo de los días laborales, días de descanso semanales, mensuales y anuales, así como la hora de ingreso y de salida, siendo, por tanto, una serie de obligaciones que el trabajador está en la obligación de respetar y cumplir.

Si bien dentro de las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores establecidas en los artículos 58 y 60 del CST no se establece expresamente lo relacionado con el cumplimiento de los horarios establecidos, dicho compromiso obligatorio se puede observar en lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 58 del CST, en donde se dispone:

“Realizar personalmente la labor, en los términos estipulados; observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular la impartan el empleador o sus representantes, según el orden jerárquico establecido.”

En dicho precepto claramente se puede observar que, dentro de las obligaciones especiales que deben cumplir los trabajadores, se encuentra el acatar las órdenes e instrucciones que imparte el empleador, entre ellas las relacionadas con la hora de ingreso y salida del trabajo.

También se debe tener en cuenta que las mismas hacen parte de lo dispuesto en el reglamento interno de trabajo, el cual el trabajador está en la obligación de respetar y acatar.

Horarios en el reglamento interno

El reglamento interno de trabajo son las normas que establece el empleador en su empresa, dispuestas para dar orden, organización, establecer procedimientos sancionatorios y el funcionamiento de la empresa.

Este documento es elaborado por el empleador y es él quien dispone todas las condiciones propias del desarrollo de la labor en la empresa, teniendo como referente los derechos laborales y fundamentales que el trabajador detenta conforme a las normas y la jurisprudencia vigentes, dado que el empleador puede establecer las normas y reglas que quiera en su reglamento, siempre y cuando estas no lesionen ningún derecho de los trabajadores.

Dentro de lo que el empleador dispone en el reglamento interno de trabajo se encuentra, conforme a lo establecido en el artículo 108 del CST, el establecimiento de las “horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada”.

Por ello, dentro de tal normativa interna se establece como obligación esencial el cumplimiento de una jornada.

Para tener en cuenta al momento de establecer el horario

Este horario es dispuesto por el empleador en el reglamento interno de trabajo según sus necesidades, pero recordando que el mismo se debe establecer en el respeto de la jornada y descansos lo dispuesto por el Código Laboral, debiendo entonces al momento de establecer dicho horario tener en cuenta:

  • La jornada ordinaria que se puede pactar hasta julio del 2023 es de máximo 48 horas semanales, a partir de esa fecha podrá cambiar conforme a lo establecido en la Ley 2101 del 2021.
  • Si se acude a la jornada flexible (artículo 161 del CST) en el día no se puede pactar como horario más de 10 horas (cuando rija la Ley 2101 del 2021, en su totalidad serán 9 horas).
  • En el día debe existir un descanso intermedio que separe la jornada en dos secciones, conforme a lo establecido en el artículo 167 del CST.
  • Toda hora adicional a la jornada pactada será jornada extraordinaria.
  • Si el horario se encuentra entre las 9 p. m. y las 6 a. m., el mismo será nocturno y deberá reconocer recargo nocturno.
  • Siempre debe haber un descanso semanal establecido.

Sanciones por llegadas tarde

Finalmente, dentro del reglamento interno de trabajo se establece el horario de entrada y salida, el cual hace parte de las obligaciones especiales que debe cumplir el trabajador, por lo tanto, su incumplimiento puede conducir a la aplicación de sanciones, las cuales dependen de cómo se haya fijado en el reglamento.

Por ello, para tener claro qué sanción imponer al   trabajador que se presenta tarde al trabajo, se debe acudir a lo que se haya establecido en el reglamento interno como sanción; recordemos que en este se pueden establecer como consecuencias de faltas leves o graves las siguientes:

Llamado de atención: que puede ser verbal o escrito, el mismo se trata de un simple llamado al orden que al ser escrito y adjuntarse a la hoja de vida podrá ayudar al empleador a tomar decisiones importantes al futuro respecto a este trabajador.

  • Multa: se trata de sanciones económicas que puede imponer el empleador, estas solo pueden darse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente (artículo 113 del CST).
  • Suspensión disciplinaria: esta, conforme a lo establecido en el artículo 51 al 53, se trata del cese de la obligación de pagar el salario por parte del empleador y la no prestación de servicios por parte del trabajador.
  • Falta grave que conduce al despido: finalmente el empleador puede establecer en el reglamento faltas que al presentarse resultan ser suficientes para dar por terminado el contrato con justa causa.

En el caso de las llegadas tarde, las mismas sanciones se aplicarán dependiendo de lo que se establezca en el reglamento de trabajo. Generalmente, cuando se trata de la primera vez que ocurre, el empleador impone la sanción más leve relacionada con el llamado de atención, pero si existe una reincidencia, la misma puede constituir una sanción más grave.

Sin embargo, si el empleador quiere, puede establecer en su reglamento la imposición de multa con la primera llegada tarde y sanciones más fuertes después de dos llegadas tarde, tales como la suspensión del contrato o justa causa para dar por terminado el mismo, todo depende de lo que se establezca en el reglamento.

¿Puedo devolver al trabajador a su casa por llegar tarde y no pagarle el día?

Por último, se podría actuar de esta forma solo si en el reglamento interno de trabajo se contempla, como sanción por llegar tarde, una suspensión disciplinaria del contrato; para esto, en todo caso, será necesario realizar previamente el debido proceso sancionatorio (artículo 115 del CST), respetando los límites de la suspensión conforme al artículo 112 del CST.

Lo anterior, teniendo en cuenta que la suspensión como sanción disciplinaria no se debe tomar como una costumbre; sino que, a partir de la reincidencia del trabajador en dicha conducta, será necesario que se tomen las medidas definitivas a que haya lugar.

Por todo lo anterior, tenemos que los trabajadores tienen dentro de sus obligaciones el respeto y acatamiento de los horarios de entrada y salida del trabajo, y que, de darse un incumplimiento, el mismo puede generar sanciones: desde un llamado de atención hasta la terminación del contrato, dependiendo de la reincidencia y de lo que se establezca en el contrato de trabajo o el reglamento interno de trabajo.


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INGRESOS SOBRE LOS QUE NO SE PRACTICAN AUTORRETENCIONES ESPECIALES

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Las normas del Decreto 2201 de diciembre de 2016, actualmente recopiladas en los artículos 1.2.6.6 hasta 1.2.6.11 del DUT 1625 de octubre de 2016, al igual que en la doctrina de la Dian contenida en el Concepto 100202208.019 de enero de 2021, establecen que las sociedades del régimen ordinario (es decir, aquellas que no se hayan trasladado al régimen simple) cuando mantengan trabajadores con vínculo laboral a los cuales les paguen menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes y, por tanto, utilicen la exoneración de aportes de nómina al Sena, ICBF y EPS del artículo 114-1 del ET, tendrán que practicarse una autorretención especial a título de renta (con tarifas del 0,4 %, o 0,8 %, o 1,6 %) sobre sus ingresos netos fiscales de cada mes (los que se obtienen al tomar los ingresos brutos y restar las devoluciones, anulaciones o rescisiones en ventas).

Al respecto, debe tenerse presente que existen varias sociedades comerciales del régimen ordinario que no tienen derecho a la exoneración de aportes de nómina del artículo 114-1 del ET y, por tanto, no tienen que practicarse la mencionada autorretención (caso por ejemplo de las ubicadas en zonas francas tributando en renta con tarifas por debajo del 20 %, o las que explotan las rentas exentas de la economía naranja, etc.; ver artículos 114-1, 240-1 y 235-2 del ET).

Además, de acuerdo con lo establecido en los artículos 903 y 911 del ET, las sociedades comerciales que han optado por el régimen simple sí pueden utilizar la exoneración de aportes de nómina del artículo 114-1 del ET, pero no están obligadas a autopracticarse ninguna autorretención a título del impuesto de renta.

Ingresos que no se someten a las autorretenciones especiales a título de renta

En el caso de las sociedades del régimen ordinario que sí utilizan la exoneración de aportes de nómina del artículo 114-1, es importante destacar que en el inciso tercero del artículo 1.2.6.8 del DUT 1625 de 2016 se establece lo siguiente:

No procederá la autorretención aquí prevista, sobre los pagos o abonos en cuenta que no se encuentran gravados con el impuesto sobre la renta y complementario.

Por tanto, debe entenderse que la autorretención especial a título de renta se debe practicar tanto sobre los ingresos que forman rentas ordinarias como sobre aquellos que formen ganancias ocasionales, pero sin incluir los ingresos que no estén gravados con ninguno de tales impuestos.

Lo anterior implica que si la sociedad percibe alguno o varios de los “ingresos no gravados” con el impuesto de renta mencionados en los artículos 36 a 57-2 del ET, o los mencionados en otras normas por fuera del ET (caso por ejemplo de los mencionados en el artículo 16 de la Ley 1429 de 2016 por dineros del Estado considerados “capital semilla”; ver también el listado de conceptos de “ingresos no gravados” mencionado en el numeral 26.2 del artículo 26 de la Resolución Dian 000124 de octubre de 2021 con la cual se solicitó la información exógena del año gravable 2022), sobre ese tipo de ingresos no debe practicarse las mencionadas autorretenciones.

Algunos de los ejemplos más comunes mencionados en la Resolución 000124 son los siguientes;

  • Ingresos no constitutivos por dividendos y participaciones.
  • Ingresos no constitutivos por la utilidad en enajenación de acciones.
  • Ingresos no constitutivos por las indemnizaciones en virtud de seguros de daño (Tener en cuenta que en esta categoría solo se incluyen las derivadas por Daño Emergente mas no las indemnizaciones por Lucro Cesante que si están sujetas al impuesto de renta)
  • Ingresos no constitutivos por apoyos económicos entregados por el Estado o financiados con recursos públicos.

Lo mismo aplica cuando perciba valores que estén calificados como “rentas exentas”, las cuales están mencionadas en el artículo 235-2 del ET (caso por ejemplo al percibir ingresos en el exterior en países de la Comunidad Andina de Naciones, o percibir los tipos de ingresos mencionados en los numerales 3 a 8 del artículo 235-2). En tales casos no están obligados a practicarse autorretenciones especiales a título de renta.

De igual forma, cuando perciban valores calificados como “ganancias ocasionales exentas” (ver artículos 307 a 310 del ET), tampoco deberán practicarse las mencionadas autorretenciones. Por último, debe tenerse presente que para el caso de los ingresos que sí deben someterse a la autorretención especial a título de renta, la Dian indicó, en su Concepto 0526 de marzo de 2017, que no se deben tomar en cuenta ningún tipo de “cuantía mínima”.


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ASUNTOS CLAVES DE AUDITORÍA

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Los requerimientos de las normas internacionales de auditoría buscan un equilibrio entre la necesidad de coherencia y comparabilidad entre los informes emitidos e incrementar el valor de la información que es proporcionada por los auditores. Es aquí donde aparece el concepto de asuntos claves de auditoría.

Para Zulima López, salary partner de Auditoría y Revisoría Fiscal de Russell Bedford Colombia, lo anterior hace que el auditor brinde a los usuarios más información sobre la auditoría, se aumente la transparencia y que esta sea más relevante para los usuarios. Lo que se pretende con la aplicación de la normatividad internacional es hacer más entendible, clara y oportuna la información financiera, y así se tomen decisiones acertadas: Por eso es que los profesionales contables deben ir más allá de los números y ser más analíticos, vigilar el entorno económico durante toda la auditoría.

Novedades en los asuntos claves de auditoría

Los asuntos claves de auditoría –key audit matters– son los asuntos que conforme al juicio del auditor constituyen mayor importancia para llevar a cabo la auditoría de estados financieros. Estos se originan de los asuntos comunicados con los encargos del gobierno corporativo. La nueva NIA 701 trae nuevos cambios en el informe del auditor, entre ellos los relacionados con una nueva sección relacionada con los asuntos claves de auditoría.

Los contadores públicos independientes y los revisores fiscales deberán aplicarla de forma obligatoria si emiten informes sobre estados financieros de:

  • Entidades que apliquen de forma obligatoria o voluntaria las Normas de Información Financiera para el grupo 1.
  • Entidades estatales obligadas a aplicar el marco normativo para empresas que cotizan en el mercado de valores, que captan o administran ahorro del público.
  • Entidades que por disposiciones legales clasifiquen como de interés público.

Esta norma requiere que los auditores realicen mención en el informe de auditoría de aspectos relacionados con los cambios del negocio en marcha. Según explica López:

Para todos los informes de auditoría ahora se requiere una descripción más explícita de las responsabilidades respectivas del auditor y de la administración. Cuando exista incertidumbre material sobre negocio en marcha, se requiere que se incluya en el informe del auditor una sección por separado denominada: incertidumbre material relacionada con negocio en marcha.

Puntos para escribir los asuntos claves de auditoría

Cinco recomendaciones entrega López para que los auditores escriban acertadamente los asuntos claves de auditoría:

  • Que sean específicos, evitando lenguaje genérico o estandarizado.
  • Que sean informativos, concisos y comprensibles para los no auditores.
  • Que no proporcionen información inédita sobre la entidad, que no haya sido revelada por la empresa.
  • No es necesario describir todos los procedimientos relacionados con un asunto clave de auditoría. Solo aquellos procedimientos que son más relevantes para el asunto o específicos para el riesgo evaluado de error material necesitan ser incluidos.
  • Evitar dar la impresión de que el equipo de trabajo ha realizado únicamente los procedimientos de auditoría que se detallan en el informe.

¿Cómo determinar los asuntos claves de auditoría?

  • Evaluar las áreas de mayor riesgo de error material o los riesgos significativos.
  • Valorar los juicios significativos de la administración con alto grado de incertidumbre.
  • Identificar eventos significativos que tienen impacto en la auditoría.

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DOCUMENTO EQUIVALENTE EN COMPRAS A NO OBLIGADOS A FACTURAR

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La norma del artículo 771-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de octubre de 2016 (modificado con el Decreto 358 de marzo de 2020 y el Decreto 723 de junio de 2021) establecen que los contribuyentes que no estén obligados a facturar electrónicamente, y que pretendan tomarse como deducibles en el impuesto de renta o de ganancia ocasional algún valor por costos o gastos que fueron causados y/o pagados a favor de terceros que no están obligados a expedir factura de venta, tendrán que elaborar de forma física el respectivo “documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura”.

Al respecto, en el texto del artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 se menciona que dicho documento físico debe elaborarse con los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario –RUT–, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  4. Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando a ello hubiere lugar. Este caso solo aplicaría para cuando se realicen operaciones por pagos de servicios gravados con IVA prestados por terceros que no están domiciliados en Colombia y que fueron prestados a personas o empresas ubicadas en Colombia que sí son responsables del IVA.

En ese tipo de situaciones se genera la figura de responder por el IVA de forma asumida en un 100 % por parte del pagador del servicio, lo cual implica que primero lo reporta en el formulario de retenciones en la fuente como una retención a título de IVA y luego se lo descuenta como un IVA descontable en su respectiva declaración de IVA.

Ese tipo de requisitos fueron técnicamente confirmados posteriormente por la Dian con lo dispuesto en el artículo 19 de su Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021, en el cual se lee:

Artículo 19: Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste generado en forma física. Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el parágrafo 3 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771- 2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.4.12 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria así:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre, o razón social y número de identificación tributaria –NIT–, del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario –RUT–, el requisito de número de identificación tributaria –NIT–, se entenderá por cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  4. Contener los apellidos y nombre, o razón social y número de identificación tributaria –NIT–, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando a ello hubiere lugar.

Monto mínimo y contenido para la elaboración del documento equivalente

Como puede observarse, las normas antes destacadas no establecen ningún monto mínimo a partir del cual se deba elaborar de forma física el documento equivalente, razón por la cual se deberá elaborar en todos los casos en que sea aplicable sin importar el monto de la operación. Además, aunque la norma no lo exige, si el obligado a elaborar el documento equivalente decide agregarle voluntariamente algún otro contenido adicional (como por ejemplo el dato de la retención a título de renta practicada al beneficiario del pago), se entiende que podrá hacerlo sin que se afecte la validez fiscal del documento.

 


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INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO SIN JUSTA CAUSA

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Todo empleador está obligado a pagar una liquidación final cuando finaliza una relación laboral, la cual consiste en pagar primas, cesantías e intereses de las cesantías pendientes, además de las vacaciones no disfrutadas y los salarios adeudados.

Liquidación del contrato de trabajo

El artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– dispone que un contrato de trabajo es aquel mediante el cual una persona natural, denominada trabajador, se obliga a prestar sus servicios a favor de otra que puede ser natural o jurídica, denominada empleador.

Al momento de celebrar este tipo de contrato, nacen para las partes una serie de obligaciones. Al empleador le asiste la obligación de realizar diferentes pagos al trabajador de manera mensual, semestral y anual, los cuales deberá sufragar de manera proporcional si antes de cumplido el término para el efecto se da por terminada la relación laboral por cualquiera de las partes.

A la terminación de una relación laboral, el empleador tiene la obligación de liquidar los valores causados por conceptos de salario, prestaciones sociales y descansos remunerados.

En ese sentido, independientemente de la causa por la que se terminó el contrato de trabajo, el empleador tiene la obligación de liquidar el contrato y pagarle al trabajador los valores causados correspondientes a salarios, prestaciones sociales y descansos remunerados.

Indemnización por despido sin justa causa

El artículo 64 del CST establece que, cuando el empleador de manera unilateral dé por terminado el contrato de trabajo sin justa causa, deberá pagarle al trabajador una indemnización según el término de duración pactado en el contrato.

Por otro lado, el artículo 65 del CST menciona que, si no se paga la liquidación final al terminar el contrato de trabajo, se deberá una sanción moratoria por cada día de retardo en el pago de la liquidación. El artículo en mención no establece un término para el pago de la indemnización; no obstante, el trabajador puede solicitarla directamente al empleador desde la terminación del contrato.

¿Qué ocurre si no se paga la indemnización por despido injustificado?

En caso de que el empleador se rehúse al pago de la indemnización, el trabajador podrá opcionalmente acudir al Ministerio del Trabajo para que por medio de una audiencia de conciliación se acuerde con el empleador su pago, o presentar directamente una demanda en contra del empleador para que un juez laboral ordene el pago.

Respecto a lo anterior debe precisarse que el trabajador cuenta con un término de 3 años contados a partir de la terminación del contrato para reclamar la indemnización e interponer la demanda.